对外文书是对外交往的书信形式是进行对外交涉和礼仪往来的一种重要手段。各种文书均体现国家的对外方针政策和有关法规所以起草和送对外文书是政策性很强的工作。即使是一件纯属礼节性的函件如果格式与行文不合常规也可能引起收件人的误解和不愉快如果文内有其他错误则会造成更为严重的后果。因此书写对外文书要求文字严谨、精炼、准确客套用语合乎惯例格式要美观大方打印要整洁。
收到各类文书要尽快处理切勿拖压尤其是外交上的文书往来收下回复或不予置理以至拒收退回都反映一种政治态度。因此对外文书处理要十分慎重。一般情况下除某些纯属通知性的文电外应以相应的文书进行答复或复谢。
一、几种对外文书
（一）照会
照会分正式照会和普通照会两种。
正式照会由国家元、政府脑、外交部长、大使、代办、临时代办等人签名出并用第一人称写成。一般不盖机关印章。普通照会由外交机关（外交部）或外交代表机关出行文用第三人称加盖机关印章一般不签字。但有的国家要求加盖印章后再由使节或受权的外交官签名。正式照会和普通照会的区别还在于它们使用范围不同。
正式照会用于：1．重大事情的通知。如国家领导人的变更大使、领事的更换承认、断交、复交等事项的正式通知。2．重要问题的交涉。如建议缔结或修改条约建议召开双边、多边国际会议互设领事馆委托代管本国财产国家元、政府脑的访问以及其他有关政治、军事、经济等重要问题的交涉。3．隆重的礼仪表示。如表示庆贺、吊唁等等。4．为了表示对某一件事的特别重视也有使用正式照会的。
普通照会用于进行一般交涉、行政性通知、办理日常事务、交际往来。由于外交文书日趋简化普通照会的使用范围也越来越广政府之间关于重要国际问题的来往现在也多使用普通照会。
普通照会以同样内容普遍分给当地各外交代表机关的亦称通告照会。例如外交部用以向外交团送各种事务性通知、规定、条例等照会以及各外交代表机关用以通知大使、临时代办离任、返任外交官到离任、例假日等。这类通告照会可复印受文机关可写“各国驻××国外交代表机关”。
（二）对外函件
对外函件（包括外交函件）形式简便使用范围较广。国家领导人、外交人员以及各部门各机构写给外国相应人员与机构的书信都可采用这种形式。根据内容情况凡属重
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